PEMBEKALAN
MAJELIS PERBENDAHARAAN
ADMINT
KOSTER
PEGAWAI
SOPO
HKBP
KISARAN KOTA
JUMAT
28 JUNI 2024
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan atas Kasih, Anugerah, dan Rahmat- Nya telah memberkati Gereja-Nya HKBP Kisaran Kota Resort Kisaran Pararataon Sekretaris, bendahara, Admin, Koster, Pengelola sopo dan Pegawai Sopo adalah PENATA LAYAN Gereja mengatur dan mengelola seluruh sumber daya maupun potensi yang diberikan oleh Allah untuk Gereja serta mengerjakan tugas pelayanan Kristus yang dimandatkan kepadanya.
Manajemen
yang efektif memainkan peran penting dalam memfasilitasi berfungsinya dan
pertumbuhan komunitas atau organisasi mana pun. Manajemen gereja mencakup
pendekatan sistematis untuk mengoordinasikan, menyusun strategi, dan mengawasi
alokasi sumber daya, pelaksanaan tugas, dan berfungsinya operasi dalam konteks
gereja. Bidang administrasi gereja berfungsi sebagai penghubung penting antara
misi spiritual jemaat religius dan implementasi strategi yang sebenarnya,
sehingga memfasilitasi keberhasilan dan keberhasilan pencapaian tujuan Gereja
Tuhan
memberkati pelayanan Gereja-Nya senantiasa kita hidupi sebagai panggilan yang
disampaikan Tuhan kepada kita. Kita berharap Majelis Perbendaharaan Admint
Koster , dan Pegawai Sopo dapat menjalankan tugasnya dengan baik sehingga Terwujud sebuah Pelayanan
Adminintrasi Gereja HKBP Kisaran Kota yang tersusun Rapi
Atas
Rahmat Tuhan yang Maha Kuasa, saya Pendeta
HKBP Resort Kisaran menyapa kita
dalam salam kasih oleh Karena Kristus Yesus Tuhan Kita melalui Pembekalan ini saya mengajak kita untuk tetap semangat
dan bersinergi dalam Melayani Gereja Tuhan Memberkati
Kisaran, 28 Juni
2024
Teriring salam dan doa Pendeta HKBP Resort Kisaran
Pdt. Budianto Sianturi, S.PAK
1.
Majelis Perbendaharaan
Pengertian
Majelis perbendaharaan ialah beberapa orang pelayan tahbisan membantu Pimpinan Jemaat untuk mengelola harta dan administrasi Jemaat.
Tugas – Tugas
:
1)
Menyusun
Prakonsep Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Jemaat, berdasarkan usulan Dewan dan Seksi, untuk diajukan kepada Rapat Majelis Jemaat menjadi konsep Rencana
Kerja Jemaat dan Anggaran Tahunan
Jemaat, selanjutnya dibawakan kepada Rapat Jemaat untuk ditetapkan menjadi Program
Kerja dan Anggaran Tahunan
Jemaat.
2)
Membuat dan memperbaharui Laporan Daftar Inventaris Jemaat berdasarkan jenis barang, lokasi penempatan, dan pengguna, serta
tahun pembeliannya, serta melaporkannya kepada Rapat Majelis
Jemaat sedikit-dikitnya satu kali dalam enam bulan.
3)
Menjaga dan memelihara seluruh
harta jemaat.
4)
Menyimpan dan mendokumentasikan seluruh
surat-surat berharga Jemaat dan melaporkannya kepada Rapat
Pelayan Tahbisan sekurang- kurangnya satu kali dalam setahun.
5)
Memeriksa laporan
keuangan mingguan dan bulanan Bendahara
sebelum diserahkan kepada
Badan Audit Jemaat.
6) Mengadakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan Jemaat.
Anggotanya:
a.
Tiga orang dari antara penatua yang dipilih oleh Rapat Pelayan
Tahbisan
b. Sekretaris Jemaat
c. Bendahara Jemaat
Pimpinannya
Seorang dari anggota Majelis Perbendaharaan yang mereka pilih dari antara mereka.
2. Bendahara Jemaat Tugas – Tugas :
1)
Bertanggung
jawab kepada Pimpinan Jemaat dan berkoordinasi dengan Majelis Perbendaharaan.
2)
Menyimpan
uang jemaat di Bank tertentu yang ditetapkan oleh Rapat Majelis Tahbisan. Salinan atau foto copy rekening giro dan
tabungan disampaikan kepada Pimpinan Jemaat dan Majelis
Perbendaharaan secara berkala sedikit- dikitnya satu kali sebulan.
3)
Menyimpan uang dalam jumlah terbatas sesuai
keputusan Rapat Majelis
Tahbisan di brankas Kantor Gereja sebagai kas kecil.
4)
Mengeluarkan uang sesuai Anggaran
Tahunan Jemaat yang sudah ditetapkan Rapat Jemaat dengan persetujuan Pimpinan
Jemaat. Pengeluaran yang
melampaui Anggaran Tahunan harus mendapatkan
persetujuan Rapat Pelayan Tahbisan.
5)
Membuat
laporan keuangan ( Penerimaan dan Pengeluaran ) secara tertulis dan rinci setiap
minggu dalam warta jemaat.
6)
Membuat laporan
keuangan ( penerimaan dan pengeluaran ) sedikit- dikitnya sekali enam bulan kepada Rapat Pelayan Tahbisan setelah diperiksa
oleh Badan Audit Jemaat.
7)
Membuat
Laporan Keuangan Akhir Tahun untuk disampaikan kepada Jemaat dalam Ibadah 31
Desember.
8)
Meminta pertanggungjawaban penggunaan uang Jemaat kepada Dewan dan Seksi serta unit-unit lain.
Semua Bendahara Seksi dianggap sebagai wakil Bendahara Jemaat.
9) Mengirim seluruh kewajiban Jemaat kepada Resort, Distrik dan Hatopan dengan persetujuan Pimpinan Jemaat
Sekretaris Jemaat
Sekretaris Jemaat adalah seorang Sintua yang dipilih oleh Rapat Majelis Jemaat, atau seorang pelayan tahbisan penuh waktu yang menerima SK Ephorus melayani di jemaat induk, untuk mengerjakan tugas-tugas kesekretariatan dan urusan kantor Gereja.
Tugas – Tugas
:
1.
Bertanggungjawab kepada Pimpinan Jemaat.
2. Melaksanakan administrasi jemaat yang rapi dan baik sebagaimana diatur oleh Pedoman
Penatalayanan HKBP yaitu dengan membuat:
a.
Buku Besar ( salinan
Buku Bolon )
b.
Buku Daftar
Anak Lahir
c.
Buku Daftar
Baptis
d.
Buku Daftar
Sidi
e.
Buku Daftar
Perkawinan
f.
Buku Daftar
Anggota Baru
g.
Buku Daftar
Anggota Pindah
h.
Buku Daftar
Anggota Jemaat di RPP
i.
Buku Daftar Anggota Jemaat
Meninggal
j.
Buku Warta Jemaat
k.
Buku Notulen
Rapat Jemaat dan Rapat Majelis
l.
Daftar Majelis
Jemaat (parhalado).
m. Melaksanakan her registrasi database atau validasi keanggotaan jemaat sekali dalam 1 tahun dengan cara pemutahiran data di database dibantu oleh Sintua Sektor ( dijilid setiap akhir tahun ).
3. Bilamana yang di maksud dalam point (b)
di atas dilakukan dengan komputer, maka wajib dibuatkan buku salinan
tertulisnya yang ditandatangani oleh Pimpinan Jemaat dan Sekretaris Jemaat dan
dibuatkan data cadangan dalam bentuk flashdisk atau CD, menyimpan di cloud.
4. Memelihara
dan bertanggungjawab atas seluruh arsip Jemaat.
5. Memelihara
dan memperbaharui database jemaat secara berkala.
6. Mempersiapkan konsep surat-menyurat,
mencatat dan menyimpan surat masuk serta mencatat dan menyimpan salinan surat
keluar, dan petikan Surat Keputusan.
7. Membuat Warta Jemaat dan ditandatangani
oleh Bendahara, Ketua Majelis Perbendaharaan, Sekretaris dan Pimpinan Jemaat.
8. Mempersiapkan ruang, bahan dan
perlengkapan yang dibutuhkan Rapat Jemaat, Rapat Majelis Jemaat dan Rapat
Gabungan Dewan dan Seksi.
9. Membuat notulen rapat dan
mendistribusikannya melalui medsos (WA, website, email, cloud) sesudah
ditandatangani Pimpinan Jemaat di HKBP Kisaran Kota.
10. Membuat Notulen khusus untuk
Keputusan-keputusan yang diambil dalam Sermon Parhalado.
11. Berkoordinasi dengan Pelayanan Ibadah
dalam menyiapkan sarana dan prasarana untuk keperluan ibadah.
12. Mengelola website HKBP Kisaran Kota untuk
penyajian informasi pelayanan serta keputusan-keputusan yang menjadi konsumsi
jemaat.
13. Mengjukan pengadaan / perlengkapan
kebutuhan ATK, Rumah Tangga Gereja, sarana kebersihan, keperluan Ibadah (Lilin,
Roti dan Anggur Perjamuan) sesuai dengan SOP pengadaan barang dan jasa.
14. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan
kegiatan kebersihan dan keamanan gereja, pegawai Gereja ( Koster , Pegawai tata
usaha, (Admin ) operator sound system, dll.
15. Mengusulkan ke BPH (Pertanyaannya siapa
BPH? Belum ada tercantum) pengurangan, penggantian dan penambahan Pegawai
Jemaat sesuai dengan kebutuhan Jemaat dan diinformasikan di Sermon Parhalado
untuk kemudian di tetapkan oleh Pimpinan Jemaat
16. Melaksanakan koordinasi yang berkaitan
dengan RT/RW setempat bekerjasama dengan Seksi Kemasyarakatan
Prosedur Kerja :
1. Hal – hal atau informasi yang di
wartakan pada setiap minggu adalah kegiatan pelayanan/kejadian yang sudah dilaksanakan/terjadi mulai hari Sabtu, Minggu, Senin, Selasa, Rabu,
Kamis, dan Jumat pada minggu sebelumnya dan hari Sabtu s/d Jumat pada minggu berikutnya.
2. Informasi Keuangan yang diwartakan
adalah penerimaan dan pengeluaran
uang mulai dari hari Sabtu s/d Jumat pada minggu sebelumnya.
3. Sekretaris Jemaat menginventarisir
semua informasi yang akan di wartakan sesuai
periode waktu yang sudah di
tentukan.
4. Bendahara Jemaat membuat informasi
keuangan Penerimaan dan Pengeluaran uang sesuai prosedur
keuangan dengan periode
waktu yang sudah di
tentukan.
5.
Sekretaris dan Bendahara Jemaat
memeriksa draft Warta
Jemaat.
6.
Draft warta Jemaat dibuat
Sekretaris Jemaat dan diperiksa
Pimpinan
Jemaat, warta keuangan jemaat
dibuat oleh bendahara Jemaat yang diperiksa oleh Majelis Perbendaharaan lalu
disetujui oleh Pimpinan Jemaat.
7. Sekretaris Jemaat, Bendahara Jemaat dan Ketua Majelis
Perbendaharaan menandatangani Warta Jemaat.
8. Sekretaris Jemaat menyerahkan Warta
Jemaat Kepada Pimpinan Jemaat untuk di tanda tangani dan distempel.
9. Pimpinan Jemaat menyerahkan warta
kepada Sekretaris Jemaat setelah ditandatangani dan distempel untuk digandakan.
10. Sekretaris Jemaat mengarsipkan Warta
Jemaat pada odner Warta Jemaat.
11. Yang menyangkut keuangan akan diatur
lebih detail di SOP Keuangan.
12. Sekretaris Jemaat menggandakan warta
sesuai kebutuhan satu hari sebelum hari H.
A.
Majelis Perbendaharaan
1.
Pengadaan Barang
dan Jasa Pengertian.
Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk
pemenuhan atau penyediaan kebutuhan
dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan.
Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan
prosedur arus barang karena merupakan bagian penting dalam prosedur tersebut.
Tujuan
Agar prosedur pengadaan barang dan jasa dapat dilaksanakan oleh Majelis Perbendaharaan secara efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil atau sesuai dengan aturan dan peraturan yang berlaku di HKBP Kisaran Kota.
Penanggung Jawab :
1. Ketua Majelis Perbendaharaan bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa kepada Pimpinan Jemaat.
2. Membuat rencana pengadaan barang
dan jasa secara detail sesuai
kebutuhan.
3. Majelis Perbendaharaan
mengkoordinir kegiatan pengadaan barang dan
jasa yang dilakukan di HKBP Kisaran
Kota.
4. Anggota Majelis Perbendaharaan
memasukkan barang-barang baru dan menghapus
barang-barang yang sudah tidak layak pakai dan sudah tidak memiliki nilai guna.
Prosedur Kerja :
1. Untuk pengadaan kebutuhan
inventaris Gereja yang sesuai dengan program
dilakukan dengan pembelian
langsung ( tanpa lelang ).
2. Untuk
pengadaan kebutuhan inventaris Gereja yang tidak ada dalam program tahunan dan
anggaran diputuskan di sermon Pelayan Tahbisan dan dibuktikan dengan berita
acara dan daftar hadir.
3. Setiap
pengadaan barang dilengkapi dengan Rencana Anggaran Biaya ( RAB) dan
spesifikasi barang.
4. Untuk
pengadaan pekerjaan pembangunan atau renovasi bangunan yg sudah ada struktur
bangunannya dengan nilai kurang atau diatas Rp.50.000.000,- dapat dilaksanakan
oleh Majelis Perbendaharaan dengan atau melalui lelang dan atau swakelola yang
harganya tidak melampaui harga perkiraan sendiri (HPS) dengan pedoman standar
satuan harga yg berlaku.
5. Pengadaan
barang dan jasa dilaksanakan oleh team Majelis perbendaharaan berpedoman sesuai
dengan anggaran Jemaat.
6. Pengadaan perlengkapan kebutuhan ATK, rumah tangga Gereja, sarana kebersihan, keperluan ibadah direalisasikan setelah diajukan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari.
.
Penghapusan Barang Pengertian
Penghapusan barang adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk menghilangkan atau memusnahkan barang dari
daftar inventaris Jemaat karena barang
tidak layak pakai dan sudah
tidak memiliki nilai guna.
Penghapusan barang adalah kegiatan pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan.
Tujuan Penghapusan Barang :
Menghapus asset
tersebut dari daftar
inventaris Jemaat
Penanggung jawab
Pelaksana penghapusan adalah Majelis Perbendaharaan.
Persyaratan :
1. Barang tidak layak pakai.
2. Kegunaan tidak seimbang dengan
pemeliharaan
3. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan saat ini
4. Barang-barang tersebut
sudah tidak mutahir
lagi
5. Musnah akibat bencana alam
6. Merupakan kelebihan persediaan
7.
Hilang akibat
pencurian,
Prosedur Kerja :
1. Ketua Majelis Perbendaharaan memisahkan asset yang akan dihapuskan ditempat yang mudah di
lihat.
3. Ketua
Majelis Perbendaharaan menginformasikan kepada Sermon Parhalado, rencana
penghapusan asset tersebut, dengan disertai alasan penghapusan serta tindak
lanjut atas penghapusan itu, apakah di jual atau dimusnakan.
4. Bila
dianggap perlu, Parhalado akan membentuk Tim untuk memeriksa keberadaaan asset
tersebut, sekaligus menentukan taksiran nilai Jual atas atas (barang) tersebut.
5. Parhalado memberi persetujuan untuk pelaksanaan penghapusan asset tersebut, dan bila dianggap punya nilai jual, maka ditentukan patokan harga jual berdasarkan harga yang wajar
4.
Pengelolaan Aset Pengertian
Pengelolaan Aset adalah
B. Bendahara Jemaat Penerimaan dan Pengeluaran
Pengertian.
Penerimaan adalah kas yang diterima Jemaat. Baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga dari transaksi jemaat maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.
Tujuan
Agar prosedur penerimaan dan pengeluaran dapat dilaksanakan sesuai dengan SOP Keuangan.
Penanggung jawab :
1.
Bendahara Jemaat
bertanggung jawab kepada
Pimpinan Jemaat serta berkoordinasi
dengan Majelis Perbendaharaan atas penerimaan,
pengeluaran dan penyimpanan uang Jemaat HKBP Kisaran Kota.
2. Bendahara Jemaat bertanggung jawab atas informasi keuangan HKBP Kisaran Kota.
Prosedur Kerja :
1. Menyimpan semua penerimaan uang HKBP Kisaran
Kota di rekening
Bank atas nama Jemaat.
2. Menyimpan uang dalam brankas gereja
sebagai kas kecil sebesar kebutuhan operasional rutin bulanan
3. Membuat
informasi (penerimaan) keuangan setiap minggu melalui warta Jemaat
4. Batas
penerimaan yang akan diwartakan pada hari Minggu adalah setoran sintua sektor
pada setiap Jumat Pukul 18.00 Wib (pada waktu sermon)
5. Bendahara
Jemaat adalah pemegang seluruh keuangan Jemaat.
6. Membuat
laporan keuangan tengah tahunan (semester I) selambat- lambatnya akhir bulan
Juni dan disampaikan pada rapat evaluasi tengah semester setelah diperiksa oleh
Badan Audit Jemaat.
7. Membuat
informasi keuangan ( Penerimaan dan Pengeluaran ) setiap bulan kepada Sermon
Parhalado setelah diperiksa oleh Majelis Perbendaharaan dan Badan Audit Jemaat
yang pelaksanaannya setiap minggu pertama bulan berikutnya.
8. Membuat
Laporan Keuangan Akhir Tahun (tutup buku tanggal 31 desember ) dan akan
disampaikan pada akhir tahun dalam bentuk Bericht pada ibadah tanggal 31
Desember setelah terlebih dahulu diperiksa oleh Badan Audit Jemaat.
9. Meminta
laporan penggunaan uang Jemaat kepada Dewan dan Seksi. Pertanggungjawaban
kegiatan harus di laporkan terlebih dahulu sebelum mengajukan anggaran dana
untuk kegiatan berikutnya.
10. Setiap
Penerimaan dan Pengeluaran harus menggunakan form yang sudah ditentukan.
11. Menerima
persembahan kebaktian minggu dan hari besar Gerejani lainnya pada hari yang
sama.
12. Menerima
persembahan partangiangan sektor pada saat Sermon Parhalado.
13. Menerima
persembahan ibadah khusus (partumpolon, pamasumasuon dan ibadah lainnya).
14. Menyetor
semua penerimaan uang jemaat termasuk penerimaan transitory ke Bank setiap hari
Rabu paling lambat
15. Membuat
informasi keuangan ( Penerimaan dan Pengeluaran ) serta menandatanganinya untuk
diwartakan setiap minggu.
16. Menyimpan
uang yang belum disetorkan ke Bank, Buku Cheque dan Bilyet Giro yang belum
digunakan di brankas gereja.
17. Mengirim
seluruh kewajiba kepada BPSK selambatlambat nya pada hari rabu setiap minggunya
18. Mentransfer
/ membayar langsung semua penerimaan transitory sesuai pos - posnya setiap
bulan.
19. Pengeluaran
maksimal dari kas kecil sebesar sesuai kebutuhan menurut anggaran rutin.
W. PEGAWAI GEREJA ( KOSTER )
Pegawai Gereja Adalah Petugas yang bertanggung Jawab atas Kebersihan dan Perawatan Gereja dan yang terdapat di dalamnya
Uraian Tugas
1. Membersihkan
Gedung Gereja dan Altar dengan menyapu, mengepel, membersihkan kaca jendela,
membersihkan kursi-kursi dari debu sekaligus menata atau menyusunnya dengan
rapi
2. Membersihkan
karpet dengan menggunakan alat penghisap debu yang disediakan Greja
3. Membersihkan
lingkungan/pekarangan Gereja dengan menyapunya dengan bersih , membuang sampah
pada tempatnya
4. Memelihara
bunga yang ada di taman Gereja dan Lingkungan Gereja dengan menyiramnya,
memangkasnya dengan rapi
5. Membersihkan
dan Menata ruang sekolah minggu, perpustakaan, ruang konsistori, ruang sermon,
ruangan kantor Gereja dengan menyapu, mengepel, membersihkan debu yang ada pada
meja, kursi jendela
6. Membuka
dan menutup Gedung Gereja, ruang konsistori, ruang sermon, gerbang gereja sesuai
penggunaannya
7. Menghidupkan
dan mematikan Lampu AC, Kipas angin di Gedung Gereja, di Ruang Konsistori,di
Ruang Sermon dan lampu-lampu di taman, di pekarangan Gereja sesuai penggunaanya
8. Melaporkan
kerusakan-kerusakan Inventaris Gereja kepada pihak kepada Pimpinan Jemaat pada
kesempatan pertama, serta mengajukan pembelian alat-alat kebersihan (Sapu, Kain
Pel, Gayung, Keset Kaki, dan Lain-lain) sesuai kebutuhan.
9. Membersihkan
toilet umum Gereja, Toilet Konsistori, Toilet Kantor Gereja dan menjaga ketersediaan
Air, Gayung setiap hari
10. Mengganti
tutup altar sesuai warna dan jadwal pada Almanak HKBP
11. Membersihkan
dan Merapikan Gordyn Gereja, Ruang knnsistori, Ruang sermon, ruang Kantor dengan
menyuci, menggosokkan sesuai kebutuhan
12. Menyediakan
kopi, teh, Air putih dan peralatan minum yang bersih di Ruang Konsistori pada
ibadah Minggu Pagi dan Minggu Siang, di ruang sermon pada hari Jum’at (Saat sermon)
dengan biaya dari Gereja
13. Menjaga
kepercayaan jemaat dengan melaporkan kepada parhalado apabila ditemukan
barang-barang jemaat yang tertinggal di dalam dan lingkungan Gereja
14. Menyimpan Keyboard pada tempat yang disediakan setelah selesai digunakan
2. Kewajiban dan Larangan
1. Wajib
tinggal di rumah Dinas Koster yang disediakan Pihak GerejA
2. Wajib
mengikuti Ibadah hari setiap Hari Selasa pada jam 08.30, dan dengan keluarga
pada hari jum’at pada jam 08.30 yang dilaksanakan dilingkungan pargodungan
3. Wajib
mengikuti ibadah minggu dan ibadah lainnya yang dilaksanakan HKBP Kisaran Kota
4. Wajib
merawat dan memelihara Rumah Dinas Koster dengan baik yaitu bersih dan rapi
5. Wajib
dan bersedia menjadi jemaat HKBP Kisaran Kota
6. Dilarang
menggunakan Rumah Dinas tempat berjualan pada hari minggu dan saat ibadah
lainnya sedang Berlangsung
7. Berjualan
hanya dapat dilakukan apabila tanggung jawab utama sebagai koster telah
dilaksanakan
8. Dilarang
menjual miras pada rumah Dinas Koster dan di lingkungan Gereja HKBP Kisaran
Kota
9. Dilarang
mencampuri Kegiatan pesta yang dilaksanakan di Sopo Godang
10. Dilarang
menggunakan Fasilitas Gereja untuk kepentingan Pribadi tanpa seizing pimpinan
Jemaat
11. Dilarang
meninggalkan Komplek Gereja tanpa se izin pimpinan Jemaat
12. Menandatatangani
dan menjalankan SOP Pegawai Gereja ( Koster )
3. Hak
1. Upah
bulanan sebesar Rp. 3,100,000.- (Tiga Juta Seratus Ribu Rupiah ) perbulan yang akan dibayar setiap tanggal
oleh Bendahara Huria ( Sesuai yang ditetapkan Oleh Rapat Jemaat anggaran
Tahunan)
2. Tunjangan
Natal sebesar 100% dari gaji pokok yang akan dibayar selambatnya tanggal 31
Desember setiap Tahun
3. Cuti
tahunan selama 12 hari hari kerja pertahun yang pelaksanaannya dapat dilakukan
setelah mendapat persetujuan Pimpinan Jemaat, dan tunjangan cuti Tahunan
sebesar 100% dari gaji pokok yang dibayarkan pada saat Pelaksanaan Cuti Tahunan
atau setelah bulan Juli setiap tahun (dengan perkataan lain setelah Koster
bekerja minimal 7 (tujuh) bulan
4. Tunjangan kesehatan sebesar Rp. 100.000.- (Tujuh puluh
lima ribu) setiap bulan
5. Perjanjian
ini berlaku untuk satu tahun kerja dan dapat diperpanjang kembali apabila pihak
I memerlukannya
4. Berhenti
1. Apabila
Mengundurkan diri atau memutus hubungan kerja ini secara sepihak dan tanpa
pesangon apabila
2. Tidak
melaksanakan tanggungjawab dengan baik sesuai hasil evaluasi oleh tim yang
ditunjuk pimpinan Jemaat
3. Melanggar
kewajiban dan Larangan
4. Pemberhentian
dimaksud dapat dilaksanakan setelah Pimpinan Jemaat memberikanperingatan
tertulis I, dan peringatan tertulis II dan III, jarak setiap surat peringatan
masing-masing 30 (tiga puluh) hari kerja, tetapi tidak mengindahkannya.
X. ADMINISTRASI (TATA USAHA/ADMINT
1. Membuat
warta gereja. Mengirim warta gereja ke Sekretaris dan Kemudian di Periksa Oleh
Pimpinan Jemaat
2. Menginput
dan meng-update seluruh data terkait jemaat (termasuk foto).
3. Membuat
kartu anggota dan sertifikat (pernikahan, baptisan dll).
4. Melakukan
dan menyimpan (arsip) surat menyurat gereja secara rapi, tertib.
5. Menyampaikan
ke sekretaris majelis, seluruh surat masuk.
6. Mengingatkan
(menelpon) para aktifis yang bertugas.
7. Menerima
telepon, mencatat dan menyambungkan ke pihak yang berkepentingan. Menjaga sopan
santun dalam berbicara di telpon.
8. Menghubungi
(menelpon) pihak-pihak yang berkepentingan (termasuk memastikan apakah surat /
fax sudah diterima pembicara).
9. Mengawasi
dan membeli seluruh perlengkapan administrasi (seperti pen, pensil, kertas,
tinta printer, penghapus, staper, penggaris, puncher, cutter dll)
10. Menerima
tamu untuk gereja dan meminta minuman untuk tamu yang datang.
11. Mencantumkan
nama jemaat yang berulang tahun (termasuk ulang tahun pernikahan) di warta
gereja.
12. Mengadministrasikan
semua peralatan gereja (termasuk pinjaman dan pengembaliannya).
13. Melaporkan
ke majelis bila ada peralatan komputer (termasuk printer) dan internet yang
rusak.
KEWAJIBAN DAN LARANGAN
1. Hari
Kerja dari hari Senin – Sabtu (kecuali yang bertugas hari minggu, diberikan 1
hari libur pengganti).
2. Waktu
kerja dari pk 8.00 – pk 16 (setiap hari )\
3.
Wajib mengikuti Ibadah hari setiap Hari
Selasa pada jam 08.30, dan dengan keluarga
pada hari jum’at
pada jam 08.30
yang dilaksanakan dilingkungan
pargodungan
4. Semua
tugas rutin harus selesai pada waktu dan hari kerja, kecuali bila ada tugas non
rutin.
5. Setiap
masuk dan keluar gerja harus melakukan pencatatan kehadiran.
6. Bila
berhalangan hadir (termasuk ijin, sakit, terlambat, pulang lebih pagi dll)
harus memberi tahu Sekretaris Huria atau Pimpinan Jemaat
8. Untuk
sakit dan ijin harus menyampaikannya secara tertulis.
9. Harus
berada di kantor yang disediakan (kecuali bila sedang bertugas di luar).
10. Dilarang
merokok, membawa/melihat barang-barang pornografi atau melakukan pornoaksi di
lingkungan gereja.
11. Dilarang
menggunakan fasilitas gereja untuk keperluan pribadi.
12. Berpakaian
sopan dan bersepatu.
13. Tidak
bermain game dan berjualan selama bekerja
14. Gaji
diberikan setiap akhir bulan dan tidak dapat diambil di muka.
15. Bila
akan mengundurkan diri, mengajukan surat pengunduran diri minimal sebulan di
muka.
16. Bila
dianggap tidak mampu / cakap dalam bekerja dan setelah dilakukan pembinaan /
teguran tetap tidak berubah, maka dianggap mengundurkan diri.
17. Menjaga kebersihan ruang kerja.
3. Hak
1. Upah
bulanan sebesar Rp. 3.400,000.- (Tiga Juta Empat Ratus Ribu Rupiah ) perbulan yang akan dibayar setiap tanggal
oleh Bendahara Huria ( Sesuai yang ditetapkan Oleh Rapat Jemaat anggaran
Tahunan)
2. Tunjangan
Natal sebesar 100% dari gaji pokok yang akan dibayar selambatnya tanggal 31
Desember setiap Tahun
3. Cuti
tahunan selama 12 hari hari kerja pertahun yang pelaksanaannya dapat dilakukan
setelah mendapat persetujuan Pimpinan Jemaat, dan tunjangan cuti Tahunan
sebesar 100% dari gaji pokok yang dibayarkan pada saat Pelaksanaan Cuti Tahunan
atau setelah bulan Juli setiap tahun (dengan perkataan lain setelah Tata Usaha bekerja
minimal 7 (tujuh) bulan
4. Tunjangan
kesehatan sebesar Rp. 100.000.- (Tujuh puluh lima ribu) setiap bulan
5. Tunjangan Transpot Sebesar Rp. 50.000/Bulan dan Subsidi Telepen sebesar Rp 100.000/Bulan
V. Pemakaian
Gedung SOPO GODANG HKBP KISARAN KOTA DAN GEDUNG SEKOLAH MINGGU LANTAI II
Pengertian:
Pemakaian Gedung Sopo Godang HKBP Kisaran Kota adalah pemakaian gedung dari pihak jemaat dan bukan jemaat HKBP Kisaran Kota untuk keperluan acara Marhusip, Mangain, Martonggo Raja, Pesta Adat, Perayaan Ulang Tahun, Ucapan Syukur Baptisan Kudus, Ucapan Syukur Lepas Sidi maupun acara keluarga lainnya baik ruas HKBP Kisaran Kota maupun pihak luar.
Tujuan:
Agar penggunaan Sopo Godang HKBP
Kisaran Kota dikelola dengan baik termasuk sarana dan prasarana serta
pengeloaan administrasinya.
Penanggung jawab :
a. Pimpinan Jemaat dan Majelis Perbendaharaan bertanggung jawab dan Pengelola Sopo yang di hunjuk bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan yang ada di Sopo Godang HKBP Kisaran Kota
b. Pengelola
Sopo dan Sekretaris Huria berkoordinasi atas :
i. Pemakaian Sopo Godang HKBP Kisaran Kota
ii. Sekretaris
Huria menginformasikan penggunaan Sopo Godang kepada jemaatmelalui Warta.
iii. Pengelola Sopo Godang HKBP Kisaran Kota bertanggung jawab atas:
1. Ketersediaan
sarana dan prasarana yang dipergunakan konsumen.
2. Keamanan
dan kenyamanan selama penggunaan baik di dalamGereja maupun lingkungan sekitar.
3. Kebersihan
lingkungan.
4. Penerimaan
pembayaran gedung Sopo Godang
5. Perawatan
sarana dan prasarana Sopo
Prosedur Pemakaian Sopo Godang
1. Konsumen/Pelanggan
mengajukan permohonan pemakaian SG ke Pengelola Sopo . ( Form ....
2. Pengelola
Sopo menyampaikan permohonan pemakaian gedung ke Sekretaris Huria
3. Permohonan
Konsumen dicatat oleh pengelola Sopo dan dikoordinasikan dengan Sekretaris Huria.
4. Sekretaris
Huria memberikan jawaban dengan Rekomendasi Pimpinan Jemaat menyetujui atau
tidak menyetujui permohonan kepada Pengelola Sopo
5. Pengelola
Sopo memberikan jawaban menyetujui atau tidak menyetujui permohonan kepada
Pelanggan/Konsumen.
6. Perihal
permohonan di terima Pelanggan/Konsumen dan Pengelola Sopo akan membicarakan
biaya-biaya yang harus ditanggung termasuk :
a. Sewa
gedung
b. Charge
musik
c. Charge
piring
d. Charge
dekorasi
e. Charge
over time
7. Konsumen/Pelanggan
harus mematuhi aturan aturan yang berlaku baik biaya maupun pemakaian sarana
dan Prasarana.
8. Bila
antara Konsumen/Pelanggan dan Pengelola Sopo Godang sudah sepakat,
Pelanggan/Konsumen memberikan DP minimal 30 % dari biaya sewa sopo.
9. Apabila
calon pemakai membatalkan sepihak maka uang muka tersebut hangus.
10. Pengembalian
deposit over time charge diajukan dua hari setelah acara.
11. Pelunasan
kewajiban dilaksanakan satu minggu sebelum hari H.
12. Penggunaan
sopo untuk pesta adat wajib membayar deposit over time charge1 jam.
13. Pembatalan
oleh Pihak Pengelola Sopo Godang HKBP Kisaran Kota , maka pembayaran dikembalikan
utuh kepada konsumen.
14. Batas
pemakaian gedung sampai dengan pukul 16.00 WIB. ( Prokes ) Normal Pukul 18.00)
15. Sebelum
hari H Pengelola Sopo bersama dengan karyawan mempersiapkan : • Meja dan Kursi
•
Kelengkapan Panggung
• Kelengkapan Sound Sistem
• Pendingin
Ruangan/Kipas Angin
• Peralatan
dapur
• dll
- Pada
hari H Pengelola Sopo Godang HKBP Kisaran Kota
• Menjamin
kesiapan semua sarana dan prasarana yang digunakan
• Menjamin
kemanan dan kenyaman di dalam dan dilingkungan Gereja HKBP Kisaran Kota
• Menjaga
kebersihan lingkungan.
• Pengelola Sopo menerima pelunasan pembayaran dan menyerahkan ke Bendahara Huria
Tugas Pegawai SOPO
Akan di tetapkan kemudian
Tidak ada komentar:
Posting Komentar